La tecnología avanza a pasos agigantados, las empresas y organizaciones se ven en la necesidad de adquirir las nuevas tecnologías para el mejoramiento de sus sistemas y a la vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz y óptimo funcionamiento.
En la actualidad existen numerosos cambios en los mercados, competencias, organizaciones, tecnologías, sociedades y culturas, entre otros, razón por la cual se considera poco pertinente seguir maniobrando bajo el mismo enfoque tradicional. Para lograr ser competitivo dentro de este entorno tan cargado de dinamismo y turbulencia, es indispensable buscar la competitividad, las ventajas competitivas y por ende un desarrollo económico a largo plazo, así como también desarrollar capacidad para producir, circular y utilizar correctamente la información, la comunicación y el conocimiento, por cuanto ellos constituyen la materia prima de esta nueva sociedad.
Desde tal perspectiva Mujica (2000), considera que el avance tecnológico de la informática, la computación, y las telecomunicaciones, incorporaron en las organizaciones un enfoque diferente al habitual para acceder al conocimiento, flexibilidad, interactividad, economía, rapidez, independencia, comunicación y desarrollo
En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor procesamiento de la información. La potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar, que la función de un computador el trato la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos.
La diseminación de la tecnología significa que las operaciones de muchas organizaciones, que no se han adaptado a ésta, se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de esta tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discernir en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica.
La exigencia que cada organización tiene referente a la gestión de actividades se va haciendo más extensa con el paso del tiempo. Con la diversidad y la extensión del tiempo activo de una organización vienen distintos procesos a ser llevados a cabo, que escalan en una secuencia creando un algoritmo con complejidad relativa ante la misión y visión de la organización en cuestión.
Múltiples investigaciones detallan la visualización de objetivos con la necesidad de sistemas automatizados o cuando menos agilizadores, que compone el funcionamiento de la institución. Sobre las instituciones educativas, para siquiera establecer la base de su concreto funcionamiento se contempla la implementación de un sistema de administración activo, ágil y lo más automatizado posible para crear así un óptimo funcionamiento de todas las actividades de forma diligente. Desde la gestión de personal, hasta la distribución temporal aplicada y la recolección de datos sobre cada individuo perteneciente al sistema de la organización educativa como institución.
El planteamiento de esta investigación se lleva a centrar una problemática existente en la institución académica en cuestión, llevando a su vez a analizar paso por paso los datos recolectados y las necesidades de llevar a cabo el proyecto. Un departamento de Bienestar y Desarrollo estudiantil es aquel que cumple con velar por la salud y el desarrollo óptimo de la población estudiantil en una institución, proporcionando ayudas y asistencias de diferentes tipos, en su mayoría saludables y en pro del estudio y complemento de la experiencia estudiantil universitaria en la institución.
Se observó que actualmente los procesos de los departamentos de Bienestar y Desarrollo Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnología del Oeste Mariscal Sucre se llevan a cabo de una forma manual, haciendo uso de algunas herramientas informáticas para algunos de estos, pero en general la eficacia no es un factor que se haga presente en situaciones que lo ameritan.
El departamento de división de desarrollo y bienestar estudiantil está al mando de las actividades que llevan a cabo los departamentos de Psicología, Medicina, Odontología y Estudios Socioeconómicos y Biblioteca, los cuales están siempre a la disposición de la población conformada por miles de estudiantes que asisten a esta casa de estudio regularmente.
El personal encargado de gestionar datos estudiantiles en los diferentes departamentos lleva las arduas tareas de registro y asignaciones mediante métodos lentos y engorrosos, con una probabilidad de desorganización en consecuencia perdida de datos. Los departamentos de Psicología, Odontología y Medicina tienen en su haber procesos de citas y consultas, así como el departamento de Estudios Socioeconómicos la asignación de becas, estos procesos son realizados en base a expedientes estudiantiles individuales, que además no están vinculados a datos que lleva la propia universidad. Por otro lado los estudiantes que deseen acceder a dichos servicios deberán realizar la solicitud personalmente, tornándose en una situación poco agradable para los estudiantes que habitan la sede contraria. De esta forma, se contempla que los procesos están sujetos a lentos procesos de cálculo y asignación a los estudiantes debido a los métodos manuales que consumen una enorme cantidad de tiempo, del personal en llevarlo a cabo y de los estudiantes al solicitarlo.
Otro de los problemas que sostiene dichos departamentos es la necesidad de información de los estudiantes que asisten a la universidad, entre ellas, información de carácter económico, social, cultural y salud estando completamente desinformados de las necesidades que tienen algunos estudiantes que están día asisten a la casa de estudios, además el sistema que tiene la universidad carece de datos que la división de desarrollo y bienestar estudiantil si maneja.
El personal que labora allí no es el único que carece de información, sino los mismos estudiantes se encuentran desinformados de los servicios y beneficios que les otorga la universidad, siendo el caso de que dicha división y departamentos se encuentra ubicada en la sede de san Martin, dejando a los estudiantes de la sede de Antímano desinformados de jornadas, servicios o beneficios que aporten los departamentos.
Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de documentos, agilice estos procesos de forma amigable con la intención de ahorrar tiempo para aumentar la seguridad con la que los datos son manejados en cada uno de los departamentos en base a sus actividades individuales, que a su vez se ensamblen con el fin de tener una mayor integración de la data y ayude en la toma de decisiones de la División, además de que exista una unión de datos del sistema que mantiene la universidad con el sistema que se presentara a la división de bienestar y desarrollo estudiantil del IUTOMS, y por último que los estudiantes puedan acceder de manera más cómoda y practica a los servicios que otorga la universidad.
Es significativo mencionar que anteriormente existieron distintas propuestas de sistemas automatizados para llevar a cabo este fin, pero resultaron no ser lo que se esperaba, incumpliendo con los objetivos de los departamentos, además que la mayoría fueron sistemas incompletos.
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